Phorthos
release notes

* Het Ontwikkelingsperspectiefplan in Phorthos is op een aantal punten geupdate.  (zie: Opbouw OPP Phorthos CTO okt. 2021  ). De volgorde is enigszins veranderd en heeft een logischere indeling gekregen. Daarnaast is er een aantal velden bijgekomen op het gebied van herbeoordelingen, feedback van ouders/verzorgers/leerling, stage en psychologische gegevens.  Uiteraard kan de beheerder nog steeds presets maken met een samenstelling van diverse onderdelen uit het OPP. Hier is nu de optie toegevoegd om bij de printversie ervoor te kiezen om alleen de laatste evaluatie weer te geven, zodat het OPP met het kiezen voor deze keuze minder lijvig is.

* Binnen Phorthos is er de mogelijkheid om de zwaarte van de zorg te categoriseren middels een code die het niveau van zorg aanduidt.

Zo kunt u bijvoorbeeld bepalen dat gesprekken met hulpverlening en dergelijke door bijvoorbeeld de mentor, de IB’er/teamleider of Maatschappelijk deskundige worden gevoerd en/of gemonitord. U kunt hieraan ook bijvoorbeeld koppelen of en hoe vaak een leerling met betrekking tot zorg besproken wordt in uw zorgteam.

Het is gemakkelijk als u eenvoudig een selectie kunt maken van welke leerlingen welke zorgniveaus hebben. Aangezien hetzelfde geldt voor de ondersteuningsgewicht-categorieën hebben wij een selectiemodule ontworpen, waarmee u snel en effectief printlijsten kunt samenstellen van alle (combinaties van) ondersteuningsniveaus.

U vindt deze selectielijst onder “algemene verslagen”selectie ondersteuningsgewichten”

* De weekjournaals waren al beschikbaar binnen het webportaal, maar op veler verzoek is dit ook beschikbaar gemaakt voor de telefoon-apps voor Android en Apple IOS

Wij lanceerden per 1 augustus met gepaste trots onze Phorthos App voor ouders, leerlingen en hulpverleners (Android en Apple IOS).

De Phorthos App is een goede aanvulling op het toch al zeer geavanceerde en uitgebreide webportaal van Phorthos LVS.

Naast de gebruikelijke onderdelen als cijfers en verzuim, vindt u in deze app veel extra informatie over de leerling, maar zijn er ook allerlei handige tools beschikbaar voor het inplannen van gesprekken , het informeren over activiteiten en een digitaal avg-proof postkantoor.

Zie verder: Phorthos app

* In het OPP is een apart onderdeel “stagedoel” ingebouwd, naast het al bestaande pedagogische en didactische doel. Omdat een stagedoel niet voor alle leerlingen zal gelden, is de standaard optie “n.v.t.”. Als hier niets is ingevuld en de default optie dus blijft staan, zal het “stagedoel” niet worden weergeven in OPP, anders wel.
* Een erg handige uitbreiding bij het evalueren van het OPP. Indien je een nieuwe evaluatie aanmaakt, kun je boven op de werkbalk op een icoontje klikken om een nieuw scherm te openen met hierin de vorige evaluatie. Indien je deze naast het scherm met Phorthos LVS zet, kun je rustig evalueren aan de hand van de vorige evaluatie en de in die evaluatie gestelde doelen (Je hoef niet meer steeds heen en weer te scrollen als gebruiker).
* Bij de keuzelijsten voor de productevaluaties is, naast “behaald” en “niet behaald”, “deels behaald” toegevoegd.
* De cijfers kunnen vanaf nu worden ingevuld via niveaugroepen naast het invullen via stamgroepen (zo’n optie was er al voor het invullen van arrangementen).  Mentoren die een samengestelde groep hebben , hoeven nu niet meer tussen de stamgroepen te wisselen om cijfers van de leerlingen in te vullen.
* Er is een nieuwe printversie van het verzuim gemaakt. Hierin staat een overzichtelijke kalender met kleurcodes voor de diverse soorten verzuim en een legenda. Onder het kalenderelement staan de diverse meldingen opgesomd met daarnaast uitgebreidere informatie over de meldingen.
* De evaluaties van het OPP kunnen middels het “totaalverslag” uitgeprint worden, zonder dat het gehele OPP mee wordt uitgeprint.

* Schooljaar afsluiten in arrangementensysteem: Het schooljaar kan nu in juni/juli worden afgesloten. Alle arrangementen van het daarop volgende schooljaar worden dan verwijderd. Met applicatiebeheerder-wachtwoord beveiligd.

* Bijwerken leerlijnen: De oude pictogrammen zijn vervangen; leerlijnen en -standaarden kunnen nu verwijderd worden. Er wordt nu gecontroleerd op unieke namen van leerstandaarden om onduidelijkheden te voorkomen.

* Subcategorie “Communicatie” toegevoegd: In het OPP is onder bevorderende en belemmerende factoren, subkop “2 sociaal-emotioneel functioneren” een veldje “communicatie” toegevoegd.

* Wissen leerstoornissen: Eventueel ingevulde gegevens voor NT2, dyslexie en dyscalculie kunnen in het OPP gewist worden. Daar is een gummetje (werkbalk) voor toegevoegd. Na wissen dient de de pagina wel  te worden opgeslagen!

* Logopedie: Er is een aparte pagina voor logopedie toegevoegd. Deze staat in het menu onder “Leerlinggegevens”, na “Gezondheidszorg”. Logopedie kan ook in het OPP worden getoond en bewerkt. Om dit zichtbaar te maken dient dat ingesteld te worden onder het Applicatiebeheer -> Instellingen -> OPP type.

* Evalueren: Het is nu mogelijk om drie weken voor het einde van een doel/blok te evalueren zodat de evaluatie ook als groeidocument kan worden gebruikt.

Leerlingenlijst.csv export:  In dit betsand zijn twee extra velden opgenomen: “correspondentie e-mailadres”  en het e-mailadres van de leerling. Handig voor het koppelen aan samenvoegbrieven, zodat deze gemakkelijk per e-mail verstuurd kunnen worden naar leerlingen en ouders/verzorgers.

* Het onderhoud van de groepen verloopt sinds deze update via een matrix. Hierin staat een aantal variabelen in kolommen weergegeven: het leerjaar, of deze groep in het examenjaar zit, of deze groep een SO of een VSO-groep is, of het erzuim geteld wordt in klokuren (so) of lesuren (VSO), of de leerlingen uit deze groep worden meegenomen in de grafieken binnen de managementmodule, wat het maximale ondersteuningsgewicht van deze groep mag zijn en of deze groep in de module ondersteuningsgewicht dient te verschijnen.

* De aantallen en percentages leerlingen met dyscalculie en dyslexie zijn opgenomen in de managementmodule zodat ook hiervan gegevens worden weeregegeven in grafieken.

* Accounts waarop drie maal foutief is ingelogd worden geblokkeerd en automatisch na 15 minuten weer automatisch vrijgegeven. Dit maakt het voor hackers moeilijk om in te breken in het systeem. Uiteraard adviseren wij iedereen om 2 factor authenticatie in te schakelen.

* Module managementinformatie is toegevoegd. In deze modulen worden automatisch kengetallen gegenereerd die beleidsmatig direct gebruikt kunnen worden om uw schoolorganisatie data-geïnformeerd te sturen. De gegevens zijn zeer divers en worden zowel procentueel als in concrete aantallen weergegeven. In een latere fase zullen deze gegevens ook oproepbaar worden als ontwikkelingsgrafieken die de tendensen binnen uw organisatie zichtbaar zullen maken. Op dit moment worden de volgende gegevens in grafiekvorm realtime weergegeven:
– De uitstroomprofielen van de leerlingen
– De uitstroomprofielen die binnen een bepaald datumbereik zijn gewijzigd
– De eindniveaus van de leerlingen
– De uitstroombestemmingen van de leerlingen
– De leerroutes die de leerlingen binnen de school volgen
– De onderwijsarrangementen binnen de diverse vakken die de leerlingen volgen
– Welke leerlingen als onder- of als zij-instromer de school zijn binnegekomen
– De zorgniveaus van waaruit de leerlingen op de school zijn ingestroomd
– Van welk samenwerkingsverband de leerlingen op de school zijn ingestroomd
– Of de ouders van de leerlingen samen wonen of niet
– Wat de woonsituatie van de leerlingen is: bij biologische ouder(s), pleegouder(s) of gezinsvervangend tehuis
– Hoe de voogdij van de leerlingen is geregeld
– Of de leerlingen gebruik maken van reclassering of niet
– Of er voor de leerlingen een gezinsplan actief is of niet
– De IQ-ranges van de leerlingen
– Of de IQ-gegevens harmonisch of disharmonisch zijn
– Welke categorie ondersteuningsgewicht de leerlingen hebben, zowel pedagogisch als didactisch
– Uit welke woonplaatsen de leerlingen komen
– Welke hulpverleningsinstanties betrokken zijn bij de leerlingen
– De opbouw van het verzuim van de leerlingen

* Het verzuim wordt vanaf nu overzichtelijk weergegeven via een geavanceerd kalenderelement, een dynamische grafiek en een toelichtingsveld. Deze aanpassing wordt zowel getoond bij medewerkers van de school als in het webportaal voor ouders/verzorgers, leerlingen en hulpverleners.

* De verslagen in de rapportagemodule zijn losgekoppeld van de diverse categorieën. Vanaf nu worden zij weergegeven middels een enkelzijdig overzicht. Door in het zoekveld een deel van de naam van de gewenste rapportage in te typen wordt realtime de selectie aangepast, waardoor alle rapportages snel en eenvoudig zijn te vinden.

* Bij CVB-verslagen is een keuzeveldje toegevoegd met de kop “onderwerp”. Hier kunt u “gedrag” of “verzuim” aanklikken. Indien u hier de onderwerpen “klaar zet” voor de CVB-vergadering, kunt u deze op de dag van de CVB-vergadering uitprinten. De onderwerpen worden dan als een werkagenda weergegeven, maar zijn ook gecategoriseerd naar “gedrag” of “verzuim”. Op deze manier kunt u gemakkelijk zichtbaar maken welke leerlingen evt. met de leerplchtambtenbaar besproken dienen te worden.

* Er zijn enkele kleine stabiliteitsaanpassingen gedaan binnen het Phorthos postkantoor.

* Toevoeging van de module “Ondersteuningszwaarte”. In deze module kan aan leerlingen een zogenaamd ondersteuningsgewicht worden toegekend. Dit geeft weer welke effort en facilitering een school vrij moet maken om deze leerling te begeleiden ten opzichte van de “basisondersteuning”. Op zowel (ortho)pedagogisch als didactisch vlak kunnen er factoren bestaan die een leerling een hoger ondersteuningsgewicht geven. Managementmatig kan men sturen op de analyses die door Phorthos worden gegenereerd door bijvoorbeeld de maximale grootte van groepen te monitoren of door de verdeling van klassenassistentie op deze gegevens te baseren.

* Structurele aanpassingen en uitbreidingen van het webportaal voor leerlingen, ouders/verzorgers en/of hulpverleners. Vanaf deze update kunnen handelingsbevoegden de rechten van het webportaal zelf beheren, is de inlogfunctionaliteit uitgebreid met 2 factor authenticatie, kunnen alle bronverslagen ook door handelingsbevoegden worden gedownload en wordt alle e-mail vanuit het LVS afgehandeld binnen een soort intern postkantoor. Hierdoor wordt alle  privacygevoelige informatie verwerkt binnen Phorthos. Deze aanpassingen zorgen enerzijds voor een avg-proof informatieverstrekking aan alle belanghebbenden, maar leveren ook een groot efficiencyvoordeel op. De school kan alle doorgifte van informatie betreffende de leerling vanaf deze update namelijk volledig overlaten aan de handelingsbevoegde personen (vaak ouders/verzorgers of de leerling zelf vanaf 16 jaar).

* Bij CvB-verslagen is een aanvinkveldje toegevoegd voor leerplicht-gerelateerde zaken. Deze vergemakkelijken het overzicht van casuïstiek die met leerplicht besproken dient te worden.

* Bij het onderdeel “bestendiging” is een informatievak toegevoegd, waarin toelichtingen kunnen worden bijgehouden betreffende het vertrek van een leerling.

* De lay-out is aangepast. Deze zal binnenkort echter een grondige make-over krijgen gebaseerd op een nieuw logo, een nieuwe huisstijl en een nieuwe website.

* Tenslotte een aantal stabiliteitsaanpassingen en andere kleine aanpassingen.

* Bij de gezinssamenstelling kunnen leerkrachten aangeven welke toestemmingen de tekenbevoegde personen geven voor het delen van contactgegevens en foto’s. De effectieve toestemmingen staan dan op het overzichtscherm van de leerling. Bij de rapportages kan per klas een lijst van effectieve toestemmingen gedownload worden per klas.

* Verzuimmeldingen kunnen (optioneel) gestuurd worden naar personen in de gezinssamenstelling.

* Ouders kunnen huiswerknotificaties voor hulpverleners UIT zetten in het webportaal.

* Leerkrachten kunnen huiswerknotificaties voor het correspondentie- en leerling mailadres uitzetten in het scherm met leerlinggegevens (onder taxi-vervoer).

* Notificaties naar leerkrachten (zoals TODO) worden niet meer in het weekend en lesvrije weken verstuurd.

* Controle op geldige email adressen op invoervelden: Indien een e-mailadres een ongeldig formaat heeft volgt een melding; het betreffende veld wordt gemarkeerd en het formulier kan niet opgeslagen worden.

* Taxivervoer: Je kunt nu per leerling aangegeven of een leerling taxivervoer heeft en zo ja, welk busje en op welke locatie de leerling opgehaald wordt. De gegevens m.b.t. het taxivervoer verschijnen dan op het home-scherm van de leerling. Handig, als er een leerling de taxi moet halen, maar je niet precies weet waar hij moet zijn.

* Verzuim: De applicatiebeheerder kan nu per klas aangeven hoelang een lesuur duurt en of het VSO of SO betreft. Standaard kan je kiezen uit een lesuur of een klokuur. Het is echter ook mogelijk om bij de keuzelijsten nog extra lesuren aan te maken en daarbij een afwijkende tijd op te geven. Als een school verschillende lesuren kent (theoretisch zou dat kunnen) dan past het systeem nu altijd. Bij het bepalen van de verzuimmelding voor DUO wordt rekening gehouden met de ingestelde lesduur van de groep waar de leerling in zit. Middels SQL scripts zal Orthoventief proberen om zo veel mogelijk van de huidige lesuur-instellingen over te zetten naar de nieuwe methode (wellicht kan de applicatiebeheerder hier e.e.a. controleren).

* Hulpverlening: Als er een wijziging wordt opgeslagen bij de hulpverlening, dan kan een notificatiemail worden gestuurd. De mailadressen kunnen, net als bij de personalia (vorige update), worden ingevoerd bij de keuzelijsten.

* Uitstroomprofielen: Indien een VOPP wordt ingesteld, kan gekozen worden (bij de OPP-instellingen) voor een “Observatieperiode” alvorens gestart wordt met de reguliere evaluaties in het OPP. Vanaf nu kan hier al het perspectief, uitstroomniveau en uitstroombestemming worden ingevuld. Op deze manier wordt het OPP op een vloeiendere en meer logische manier opgestart.

* Logboeken: “Contacten en afspraken” is omgedoopt in “Logboek (algemeen)”. Daarnaast zijn er twee logboeken bijgekomen: een voor medische zaken en een voor incidenten. Op deze manier kunnen de laatste categorieën beter worden gescheiden van algemene logboekitems.

* TooltipsLeeswijzers, tooltips en sjablonen onderhoud
De naam van het menu-item voor het onderhoud van leeswijzers is nu gewijzigd in “Leeswijzers, tooltips en sjablonen” omdat deze naam de lading beter dekt.

* Bij het inlogscherm is de mogelijkheid ingebouwd om het wachtwoord te resetten indien u dit vergeten bent. U krijgt dan een geautomatiseerde e-mail met nieuwe inloggegevens.
* Voor de applicatiebeheerder is functionaliteit ingebouwd, waardoor bij het aanmaken van een nieuwe gebruikersaccount automatisch de inloggegevens worden verstuurd naar de nieuwe gebruiker.
* Het totaalverslag is uitgebreid met een aantal nieuwe onderdelen. Indien u de keuze maakt voor bepaalde onderdelen kunt op individueel, groeps- of schoolniveau een overzicht generen van diverse samenstellingen van deze gegevens. U kunt bijvoorbeeld alle leerlingen tonen die een DSM-classificatie hebben of alle leerlingen met de actuele hulpverleningsgegevens etc. .
* In het webportaal is een koppeling toegevoegd waarmee ouders en leerlingen via deze toegang tevredenheidsvragenlijsten kunnen invullen afkomstig van B&T. De school dient dan wel de analyse te hebben uitbesteed bij dit bedrijf.
* In de huiswerkmodule is de mogelijkheid toegevoegd om tot maximaal 3 bijlages te uploaden. Op deze manier kan de leerkracht het huiswerk uploaden. De leerling, cq. de ouders, kunnen het huiswerk dan via het webportaal downloaden.

* Indien bij import/export de mappen in “verslagen” niet matchen, dan werden sommige bestanden niet weergegeven aan de importkant.
Nu worden deze verslagen in de hoofdmap van “verslagen” geplaatst als de mappen uit de verschillende systemen niet overeenkomen.
Op deze manier worden altijd alle verslagen gesynchroniseerd.
* In de huiswerkmodule is, naast weergave in het webportaal, de optie opgenomen om automatisch e-mails te sturen naar
de leerling, het correspondentie e-mailadres en naar wens ook naar hulpverleners of andere ondersteuners uit het systeem rondom de leerling.

* De opmaak van de cijferlijsten is gecorrigeerd. Hier versprongen de rijen. Bij het invullen van de cijfers zijn de lange toetsnamen nu afgekapt. Als u met de cursor boven de toetsnaam “hangt” verschijnt de volledige naam.

* De cijferlijsten konden reeds worden afgedrukt als onderdeel (structurele opbrengsten) van het ontwikkelingsperspectief. Nu kunnen de cijfers ook per schooljaar (dus ook historisch) worden afgedrukt bij het onderdeel “cijferlijsten” (via het bekende printericoontje).
* Bulk-mail naar leerlingen: Iemand die de rol “lvs_mailer” heeft kan vanuit Phorthos LVS e-mails sturen naar groepen of leerlingen. (voor de applicatiebeheerder: let op om de rollen opnieuw in te lezen en dan aan de betreffende groepen toe te kennen).
* Bij de protectieve en belemmerende factoren zijn samengevoegd tot kindfactoren. Er kan nu zowel een positieve als een negatieve score ingevuld worden. Deze scores krijgen dan verschillende tinten groene of rode achtergronden.

* In het webportaal wordt de bestandsnaam niet meer getoond voor de algemene documenten.

* Het kopje “genetica/syndromen” in het informatieformulier en OPP is vervangen door “ziektebeeld”.
* Via afdrukbeheer, tabblad overig kan een verzuimoverzicht van de gehele school worden opgevraagd.
* Lesverwijderingen en schorsingen van leerlingen worden nu standaard slechts zichtbaar voor het lopende schooljaar.
* Het is nu mogelijk om verzuimmeldingen (>16 lesuren in 4 weken) ook automatisch te sturen naar geselecteerde hulpverleners (bij elke hulpverlener kan deze optie worden aangevinkt). Op deze manier kan ook een leerplichtambtenaar worden opgenomen, zodat bijvoorbeeld van een leerling uit een andere regio de verzuimmelding automatisch naar de betreffende ambtenaar wordt gestuurd.
* De rapportage verzuim is aangepast (memo opgenomen, tijd registratie verzuimmelding vervallen).
* In de huiswerkmodule kunnen leerlingen uitgevinkt worden die geen huiswerk hoeven te maken. Zo kan de leerkracht ook één of enkele leerlingen huiswerk geven i.p.v. slechts de gehele klas.